domingo, 19 de abril de 2009
en
18:08
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En este tipo de empresa que es relativamente grande se requiere mas de una persona para realizar todos los trabajos de manera mas eficiente y eficaz, obteniendo para esto una o dos personas mas que trabajen a par con la persona correspondiente al trabajo, en caso de enfermedad de esta y allá alguien de reemplazo que este capacitada e informada de todo lo que pasa en la empresa y capacitarlos para una mejor utilización de las tecnologías y sistemas computacionales.
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En la empresa al momento de emitir la factura por el total a cancelar por rut, podemos aprovechar que el sistema tiene la información financiera y contable de cada cliente de forma ordenada, para emitir los cheques se puede aprovechar que son en formulario continuo para sacarlos por la impresora.
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En este caso en particular podemos aprovechar que tenemos internet para enviar un correo (E-mail) a cada cliente de nuestra empresa informando el total de deuda siendo utilizados los programas que contiene microsoft office 2003 (word y excel) capacitando a los trabajadores con el objetivo de un mejor orden y productividad.
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Toda esta información sirve para obtener de forma mas rápida y ordenada los registros de cada cliente, respaldando toda la información en caso de extravió de documentos
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viernes, 17 de abril de 2009
en
11:03
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La empresa ACME LTDA: Posee un sistema computacional, el cual es su plataforma de ingreso de información: financiera, contable, de facturación, inventario, punto de ventas, remuneraciones, etc., por lo que la información disponible es muy amplia.
Ésta compañía posee máquinas auto-expendedoras de café, instalando esto equipos con un contrato que otorga una comisión trimestral por ventas a ñaa empresa que reciba el equipo.
Dado este hecho se debe preparar la siguiente información trimestralmente:
· Una factura por el total de la comisión a cancelar por cada RUT.
· Informe detallado por las ventas de cada equipo, para adjuntar a factura como detalle de las comisiones calculadas.
· Un cheque por el monto total a pagar.
· Una etiqueta para pegar en el sobre donde será enviada la factura, las cartas y el cheque.
· Crear una nómina con todos los sobres a enviar (para entregar a empresa de correos)
Entonces, se pide a la secretaria de Administración y Finanzas (persona a cargo de la correspondencia del departamento) que prepare la documentación, entregándole solamente los informes detallados de las comisiones a cancelar el cual se imprimiría desde el sistema computacional de la empresa, teniendo ella que reunirlos para sumar el total de comisiones a pagar, en el caso que la empresa tenga varios equipos instalados. Esta persona, realizaba todo a máquina de escribir, con dedicación exclusiva para este trabajo y se demoraba aproximadamente tres semanas en tener todo listo.
Datos:
Hablamos de 2000 equipos aproximadamente contratados a 500 empresas
La compañía en su software de gestión tiene los registros de las ventas, por lo que se deduce que posee un maestro de clientes (registros con nombres, rut, direcciones, teléfonos, direcciones para e-mail, etc)
Posee también licencias de Microsoft Office 2003 y acceso a Internet
Los equipos disponibles en la compañía, fuera de la máquina de escribir, son: impresora láser y otra de punto, e insumos para ambas (papel continuo, papel carta y etiquetas autoadhesivas en papel continuo)
Los cheques disponibles son en formulario continuo, ya que se dejó de trabajar los talonarios por la cantidad de cheques que la empresa emite.
La compañía tiene convenio de pago de cuentas (proveedores) y remuneraciones con su banco de manera electrónica, es decir, envía un archivo a través de Internet a su banco, para que éste realice los pagos.
La secretaria de gerencia tiene acceso al sistema computacional, al igual que las de tesorería o contabilidad, pero cada uno con libertades diferentes dada la naturaleza de su trabajo.
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